Lihatlah klip di atas, dengan anggun dan menawannya Maddie Ziegler menerjemahkan lagu "bird set free" ke dalam tarian. Yang melihatpun akan hanyut, seakan -akan lagu dan gerakan Maddie Ziegler sudah menjadi satu. Semua itu bisa terwujud jika ada komunikasi dan koordinasi yang matang antara penyanyi dan penari. Dalam perusahaan atau organisasipun juga sama. Komunikasi dan koordinasi sangat penting. Untuk itu SettiaBlog akan membahas sedikit tentang manajemen komunikasi. Dan untuk Maddie Ziegler, teruslah menari dan menulis. Pada saatnya nanti banyak orang - orang yang butuh inspirasi dari buku-buku kamu. Buku tutorial tango dance nya SettiaBlog tunggu.
Manajemen Komunikasi
Manajemen komunikasi adalah manajemen yang diterapkan dalam kegiatan komunikasi. Ini berarti manajemen akan berperan atau sebagai penggerak aktivitas komunikasi dalam usaha pencapaian tujuan komunikasi.
Manajemen komunikasi bisa di definisikan "the process of using human,financial and technical resources inunderstanding and performing the communication function within corporations and between those and their publics". (proses yang menggunakan manusia, keuangan dan sumber teknik yang berfungsi memebentuk komunikasi antar perusahaan dan antara perusahaan dengan publiknya)
Manajemen komunikasi tersebut pada hakikatnya mengusulkan agar individu dapat mengoptimalkan sumber dayanya kedalam aspek pengelolaan manajemen organisasi/perusahaan dengan menggunakan model komunikasi yang sistematis sehingga memudahkan aktivitas komunikasi manajemen di seluruh unit organisasi/perusahaan.
Dari uraian tersebut,proses manajemen komunikasi dapat dipahami sebagai sebuah proses koordinasi interpretasi atau pengertian yang dibangun melalui interaksi antar manusia. Kemampuan berkomunikasi dilakukan dengan saling memahami pandangan dan kerangka berfikir masing-masing dalam lingkungan yang beragam. Berkaitan dengan pengelolaan perusahaan atau organisasi.
Tujuan Manajemen Komunikasi
Manajeman Komunikasi bertujuan untuk menjadi sarana berinteraksi yang baik, dapat memahami dan mengerti cara berkomunikasi yang baik.Dewasa ini dapat menjadi kajian dan sarana informasi yang membentuk hubungan dengan orang-orang sebagai sarana investasi yang merupakan aspekyang sangat penting dalam Manajemen Komunikasidalam upaya mengembangakan hubungan yang profesional” membentuk goodwill, toleransi (tolerance), saling kerjasama (mutual understanding) dan saling menghargai (mutual appreciation) serta memperoleh opini public yang favorable, image yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang haronis baik hubungan kedalam (internal relations) maupun hubungan keluar (external relations)”.
Fungsi Manajemen
Fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dan lain - lain. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.
Fungsi-fungsi utama dalam manajemen adalah :
1. Planning (perencanaan) : menentukan tujuan dan sasaran utama perusahaan agar berhasil, termasuk diantaranya : mengembangkan strategi, menetapkan kebijakan, merencanakan anggaran dan petunjuk-petunjuk umum untuk menggiatkan jalannya perusahaan.
2. Organizing (Organisasi) : menentukan secara spesifik aktivitas atau kebutuhan untuk mencapai sasaran atau hasil yang akan dicapai perusahaan. Dalam praktiknya, diimplementasikan dalam bentuk struktur organisasi sebagai garis komando dalam menjalankan fungsi dan peran anggota organisasi/perusahaan.
3. Directing (Pengarahan) : mengarahkan prilaku anggota perusahaan sesuai apa yang telah ditetapkan perusahaan serta sesuai dengan kebutuhan, rencana dan desain pekerjaan.
4. Controlling (Pengawasan) : mengawasi apakah aktivitas perusahaan dijalankan sesuai dengan perencanaan dan dilaksanakan oleh anggota perusahaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya. Tahapan ini biasanya dilakukan oleh manajer atau pimpinan yang bertanggung jawab langsung atas anggota organisasi/perusahaan.
Pola Strategi Komunikasi
Komunikasi Vertikal
Komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas,adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan secara timbal balik. Dalam komuniksi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk petunjuk,informasi-informasi, penjelasan-penjelasan dan lain lainkepada bawahannya. Sementara bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan kepada pemimpin. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau suatu kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Komunikasi yang lancar, terbuka dan saling mengisi merupakan mencerminkan sikap kepemimpinan yang demokratis.
a. Downward Communication (komunikasi kebawah) , terutama mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki kekuasaan kepada yang lebih sedikit kekuasaannya; merupakan model umum komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang disetujui atau tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman umum, pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi. Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email, catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu; atau mereka mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang lain dalam hirarki. Selama proses pengiriman, pesan asli dapat di edit, ditambah, dikurangi, dijelaskan, atau bahkan diubah.
Komunikasi kebawah membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada seseorang yang melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang kebijakan dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat motivasional pada karyawan. Komunikasi kebawah terjadi jika manajer atau penyelia mengirimkan pesan kepada satu orang bawahan atau lebih.
Komunikasi kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal dari puncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkasian sifat akan lebih bersifat mendukung. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan mendorong rangkaian penuh komunikasi ke atas.
b. Upward Communication (komunikasi keatas) merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Bila tidak ada komitmen untuk melakukan pendekatan-pendekatan seperti ini maka akan terjadi ”culture of silence” atau budaya diam dan atau ”culture of silos” yang mungkin berlaku, yang akan membawa konsekuensi dampak yang serius untuk organisasi- dengan tanpa peringatan awal untuk menanggulangi bencana, ini mungkin akan membawa krisis yang besar. Dalam beberapa situasi, tidak ada berita merupakan berita yang sangat buruk, dan berita buruk adalah tiada berita; staff pada level bawah akan segan untuk memberikan berita buruk, yang mungkin vital bagi kehidupan organisasi, bila tidak didengar, lebih parahnya dapat memancing kritik- sebuah budaya ”shoot the messenger” .
Upward communication dapat pula menjadi sumber subur ide-ide baru dan penyelesaian masalah yang kreatif, terutama karena orang-orang di bagian bawah hirarki dekat dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih waspada kepada solusi praktis daripada orang-orang yang berada di puncak hirarki. Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi. Informasi itu mungkin concern pada aktivitas lingkungan luar atau internal pada tingkat bawah organisasi.
Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan. Komunikasi keatas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke manajer atau atasan. Para pegawai harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; jika ada, tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka; saran-saran bagi peningkatan produk atau peningkatan prosedur; dan yang terpenting adalah perasaan mereka mengenai bagaiaman asegala sesuatu berjalan. Komunikasi keatas merupaakan hal yang penting- para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima setelah masalah-masalah apa yang dikembangkan.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi secara mendatar antara anggota staff dengan anggota staff, karyawan sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi ini seringkali berlangsung tidak formal, mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat atau waktu pulang kerja. Dalam situasi komunikasi seperti ini, desas-desus cepat sekali menjalar, dan yang didesas-desuskan seringkali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan mereka.
Komunikasi Eksternal
Dalam kaitannya dengan komunkasi eksternal ini pelaksanaan komunikasi dilakukan oleh pihak organisasi atau perusahaan melalui kesepakatan manajemen untuk melakukan kegiatan komunikasi dengan pihak luar atau publik yang berada diluar organisasi tentunya menjadi perhatian. Karena bagaimanapun tanpa dukungan publik luar ini, keberhasilan suatu organisasi sulit tercapai. Hal tersebut memberikan konsekuensi bagi pihak organisasi untuk dapat meraih perhatian publik luar dan menarik simpati publik luar tehadap organisasi, sehingga mereka mau bekerja sama dengan pihak organisasi atau perusahaan.
Dalam konteks hubungan dengan publik luar, kegiatan komunikasi dapat dilakukan oleh seluruh unsur yang ada pada organisasi, dimulai dari tingkatan pimpinan tertinggi sampai dengan karyawan operasional sampai merupakan repersantasi publik organisasi pada saat mereka melakukan kegiatan komunikasi dengan publik luar. Oleh karenanya segala prilaku mereka atau prilaku manajemen suatu organisasi akan memberikan warna bagi efektivitas komunikasi.
Kegiatan komunikasi eksternal dapat dilakukan dengan berbagai cara. Jika kegiatan komunikasi dari pihak organisasi atau perusahaan kepada publik luar, maka dapat dilakukan dalam bentuk misalnya ;
1. Untuk publik umum (general publik) dan publik konsumen dapat dilakukan kegiatan komunikasi melalui periklanan, promosi, publisitas,pameran,dan lain - lain.
2. Untuk publik pers dapat dilakukan kegiatan komunikasi melalui,press conference, press interview, press tour.
Sedangkan, jika kegiatan komunikasi dari publik luar kepada pihak organisasi dapat dilakukan dalam bentuk penyampaian opini publik.
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang di anggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Pola Strategi Komunikasi dalam Fungsi Manajemen.
• Pola Komunikasi dalam Planning
Salah satu fungsi manajemen adalah Planning. Yang berarti menentukan tujuan dan sasaran utama perusahaan agar berhasil, termasuk diantaranya : mengembangkan strategi, menetapkan kebijakan, merencanakan anggaran dan petunjuk-petunjuk umum untuk menggiatkan jalannya perusahaan.
Untuk melakukan hal tersebut di dalam sebuah organisasi, diperlukan pola komunikasi vertikal dan horizontal. Karena dalam melakukan perencanaan atau planning harus melibatkan pemimpin dan anggota lainnya. Agar dapat mengetahui keadaan perusahaan dan strategi dari seluruh bagian dari organisasi tersebut.
Contoh kasus: Sebuah perusahaan melakukan rapat untuk membahas strategi agar perusahaan tersebut dapat lebih berkembang. Maka perusahaan tersebut harus mengundang seluruh kepala bagian. Maka dalam rapat tersebut akan terjadi komunikasi untuk membicarakan hal dalam perusahaan. Disitulah terjadi pola komunikasi horizontal, karena komunikasi dilakukan antar kepala bagian yang mempunyai jabatan yang sama.
Sedangkan jika rapat untuk merumuskan kebijakan dalam suatu perusahaan, maka dalam rapat tersebut di undang direksi, kepala bagian dan beberapa karyawan lainnya. Hal itu menyebabkan terjadinya komunikasi secara vertikal karena dilakukan dari atasan kebawahan dan sebaliknya.
• Pola Komunikasi Dalam Organizing
Organizing adalah menentukan secara spesifik aktivitas atau kebutuhan untuk mencapai sasaran atau hasil yang akan dicapai perusahaan. Dalam praktiknya, diimplementasikan dalam bentuk struktur organisasi sebagai garis komando dalam menjalankan fungsi dan peran anggota organisasi/perusahaan.
Karena diimplementasikan dalam bentuk struktur organisasi, maka dalam organizing dilakukan pola komunikasi vertikal. Hal tersebut disebabkan dalam membentuk struktur organisasi dan memberikan komando dilakukan oleh seorang pimpinan sebuah perusahaan ke bawahannya untuk mengisi sebuah posisi dan menjalankan tugas di bagian yang ditunjuk oleh pemimpin perusahaan tersebut.
• Pola Komunikasi Dalam Directing
Mengarahkan prilaku anggota perusahaan sesuai apa yang telah ditetapkan perusahaan serta sesuai dengan kebutuhan, rencana dan desain pekerjaan.
Directing itu memerlukan pola komunikasi vertikal, karena adanya pengarahan yang diberikan oleh atasa (pimpinan perusahaan) kepada bawahan hatau karyawannya untuk mencapai sebuah konsep kebutuhan atau perencanaan dalam perusahaan.
• Pola Komunikasi Dalam Controlling
Mengawasi apakah aktivitas perusahaan dijalankan sesuai dengan perencanaan dan dilaksanakan oleh anggota perusahaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya. Tahapan ini biasanya dilakukan oleh manajer atau pimpinan yang bertanggung jawab langsung atas anggota organisasi/perusahaan.
Contoh kasus : seorang manajer akan mengawasi cara dan hasil kerja karyawannya dan jika cara dan hasil kerja karyawan tersebut dianggap kurang maka manajer akan menegur dan memberi arahan kepada karyawan tersebut.
Dari contoh kasus diatas sudah jelas bahwa dalam fungsi manajemen Controling itu menggunakan pola komunikasi Vertikal, karena adanya arahan dari atasan (manajer) ke bawahan (karyawan).
No comments:
Post a Comment